Si has trabajado en proyectos donde los plazos están presentes, seguramente has experimentado el tener contratiempos inesperados que causan que no cumplas con las fechas acordadas. Ciertamente, existen miles de razones para que esto suceda con frecuencia. La clave es anticipar las cosas malas más comunes que pueden suceder.
Con eso en mente, aquí te presentamos 3 escenarios posibles a los que tienes que tomar en cuenta para poder cumplir con tus plazos:
Calcular mal el alcance del proyecto:
Digamos que tu jefe te ha pedido que crees un reporte que resuma los resultados de ventas de la región Norte para el mes de Mayo y tu necesitas tener el reporte completo dentro de 2 días. No hay problema, cierto? Excepto que olvidaste que la región Norte ha duplicó tu tamaño hace 4 meses cuando una división completa se sumó al grupo. En conclusión, antes de empezar un proyecto echa un vistazo al proyecto entero, asegurándote de que has cubierto todas las posibles bases antes de acercarte al plazo que te ha impuesto..
Confiando en los tiempos de otras personas:
En completar el proyecto antes mencionado, podría ser que dependieras de alguien más que te provea la información. Por ejemplo, quizá un administrador de ventas necesita darte los últimos números para el obtener las ventas totales de un producto en particular y le has pedido que te de la información hace horas… lo que no es un solicitud poco razonable ya que todo está dentro de la computadora.
El punto es: siempre ten en mente que a pesar de que casi siempre puedes contar en tus compañeros de trabajo para responder a tus necesidades, no tendrán la presión de un plazo ya que el proyecto no les pertenece o no es su responsabilidad. Tip: en todos los correos que envíes, asegúrate de reiterar la premura del plazo en el que necesitas entregar tu proyecto y pide cortésmente que te respondan que en verdad mandarán la información cuando tu la requieras.
Olvidando que habrá revisiones y correcciones.
Casi ningún proyecto pasa sin ser revisado y corregido, sin cambios o actualizaciones. Construye el tiempo necesario para hacer que las revisiones y correcciones estén incluidas dentro del plazo de tu proyecto. Recuerda, tu jefe probablemente no diferenciará entre el primer borrador y la versión final… él o ella sólo estará interesado en cuándo el proyecto estará terminado con todo y revisiones.
Fuente: www.esselte.com
