Qué debe ofrecer un predio para ser sede de eventos de negocios
Convenciones, actividades de team building, presentación de productos, jornadas de capacitación, son actividades corporativas que generan un importante movimiento económico. Cuando se realizan en un hotel, la empresa que contrata la ocupación de salones suele sumar servicios como alojamiento, gastronomía, uso de equipamiento técnico y propuestas de esparcimiento. 
Para ser elegido como sede de eventos de negocios es importante tener en cuenta què aspectos son importantes para la empresa que lo contrata, o desde el punto de vista del organizador de estas actividades. Cuando una empresa reserva un hotel de campo para realizar su evento, sin duda busca algo distinto a lo que obtendría en un hotel o salón urbano.
Aspectos como tranquilidad, amplios espacios y privacidad, apuntan a garantizar que la compañía pueda trabajar con su staff en un ambiente relajado y libre de distracciones, manteniendo su atención durante todo el tiempo necesario para desarrollar la propuesta de manera adecuada.
Una ubicación geográfica cercana a la Ciudad de Buenos Aires es ideal para trabajos grupales, pues se logra un canal de comunicación directo con los participantes sin interferencias de la gran ciudad.Por ese motivo el lugar elegido debe poder ofrecer una propuesta integral, que abarque traslados, soluciones tecnológicas, gastronómicas y de alojamiento.
– Para facilitar la llegada y partida de los participantes del evento, el predio debe poder ofrecer diversas opciones: un amplio espacio para el estacionamiento de quienes deseen arribar por sus propios medios, y un servicio de micros, combies o remises para quienes prefieran trasladarse en grupo. En las actividades de team building, el momento del viaje suele aprovecharse para ir generando propuestas que forjen un clima propicio, antes de llegar al lugar de reunión común.
– Equipamiento tecnológico. Para cualquier evento corporativo, hoy hay un standard internacional en cuanto al equipamiento tecnológico y de infraestructura. Los rubros más importantes son lo sistemas de sonido (micrófonos inalámbricos, amplificación, entre otros) y de proyección profesional (pantallas gigantes, leds, diverso tipo de proyectores, etc.), así como la iluminación y ambientación de los espacios. Es importante que el predio brinde libertad a las compañías si desean utilizar sus propios equipos, y que si prefieren liberarse de la tarea les ofrezca el equipamiento visual, acústico ó de tecnología para el desarrollo de su evento.
– Personal capacitado.Además de contar con los equipos adecuados, es importante poder ofrecer personal idóneo para su manejo, así como para atender todas las necesidades que surjan en relación al servicio.
– Gastronomía.El lugar debe ofrecer una variedad de opciones para que la empresa realice la selección de acuerdo a su perfil, sus posibilidades y las necesidades que impone la actividad que va a organizar. Para algunos eventos mas informales, como las propuestas de motivación, puede ser mas adecuado un catering sencillo y àgil al mediodía, con la opción de brindar cenas diferenciadas para cada grupo, o de realizar asados o comidas grupales e informales por la noche.
– Seguridad.Uno de los diferenciales de realizar un evento en este tipo de establecimientos es que el predio puede estar monitoreado por cámaras y personal de seguridad durante las 24 hs, impidiendo el acceso de personal que no pertenezca a la empresa. De esta manera se asegura una cuota extra de relax en relación al equipamiento técnico, las pertenencias personales, así como la privacidad en el trabajo.
Finalmente, hoy en día es fundamental contar con grupos electrógenos que alimenten a todo el lugar, garantizando que la actividad siga adelante aunque haya dificultades de energía.
Por Esteban Giganti | Gerente de Polo Hotel Resort & Spa | www.polohotel.com.ar
