Un factor esencial para la efectividad en las reuniones laborales es que haya una clara comprensión. Para conocer otros factores de importancia ¡Lée este artículo!
Para muchos una reunión de trabajo es sinónimo de librarse por un buen rato de la pesada rutina laboral, para otros equivale a una pequeña pesadilla en la que habla mucha gente a la vez pero se solucionan muy pocas cosas.
Para evitar esto es esencial trabajar la actitud individual de cada uno de los asistentes para conseguir mayor productividad.
Es necesario concienciar a los empleados de que una reunión no es una pausa en el trabajo, sino una parte importante del mismo, dice Manuel García, consultor de recursos humanos.
La persona que dirigirá debe tomar las cosas en serio, tiene que dar lo máximo de él. “Para que una reunión sea efectiva nunca llegue tarde, a menos que sea por una causa muy justificada, y, si esto no es posible, evite las interrupciones”, expresa García. Igualmente, olvídese del celular, lo mejor es desconectarlo antes de entrar. Centre su atención en lo que hace y en la documentación aportada.
Tiempo
– La duración ideal de una reunión de trabajo es de aproximadamente 90 minutos. Todas las personas tiene derecho a hablar durante este tiempo, así que se debe procurar no extenderla demasiado hablando y es recomendable centrar muy bien los puntos que interesa destacar.
– Los dos conceptos más importantes para lograr que una reunión funcione son la tolerancia y la madurez. Los que participan deben mostrarse motivados y participativos en los temas que se trabajen, sea cual sea la opinión de los demás.
Agradable
– Intente no crear situaciones tensas y desagradables, tanto personales como profesionales.
– Aprenda a respetar y escuchar a los demás, sin agobiarles ni mostrar su malestar por sus trabajos u opiniones. Acepte positivamente las críticas y los consejos de sus compañeros. Demostrar una mente abierta es un signo de inteligencia personal y de madurez en busca de un bien común y el de su empresa.
– Las reuniones laborales deben ser amenas, dinámicas y participativas, con estos complementos los empleados se sentirán animados.
Objetivos
-Toda reunión ha de ser para algo útil y por tanto ha de tener unos objetivos concretos. Estar planificadas, tanto en el tiempo de duración, como en el orden del día o temas a tratar.
Moderador
-Se requiere de un moderador, alguien capaz de controlar el tiempo y las intervenciones para que todos los temas se discutan y todos los asistentes puedan participar.
Control
-Se debe intentar rebajar la tensión cuando la reunión se acalore, si es posible contando con la colaboración de los asistentes que tengan habilidades innatas para “despejar” el ambiente.
Por María Teresa Martínez – www.laprensa.hn
