Eventos: Claves para planificar el catering

¿Por dónde empezar a la hora de elegir el catering? ¿Qué platos servir? ¿Cuáles son los ítems que cubre la contratación de un servicio?

Tanto la atención como una buena propuesta gastronómica servida en tiempo y forma, son componentes básicos para lograr que el evento sea un éxito. Este resultado se basará en una serie de detalles, que con tiempo se planifican y se definen de antemano: lo que se desea se conjuga con lo que la empresa elegida puede brindar.

Lo primero que hay que tener en mente es el objetivo del evento, este dato ayudará a encontrar las respuestas a nuestras inquietudes. De acuerdo al tipo de reunión que se realice se tendrán diferentes opciones de menúes, armados y distintos proveedores: desde los más económicos hasta los más elevados.

Luego, se empieza a contactar a las empresas de servicios de catering, explicarles a grandes rasgos los objetivos del evento, y solicitar un presupuesto. Los datos que hay que tener antes de contactarlos son: tipo de reunión, fecha, cantidad de asistentes, el menú y el tiempo estimado de duración del evento.

A la hora de contratar el catering, las referencias, la experiencia y la trayectoria son puntos trascendentes que no pueden escaparse en la conversación previa.

Posteriormente, se acuerda una degustación del menú, donde también se hablará de la organización del evento. Este es un detalle fundamental, ya que además de degustar los platos, puede uno tener un acercamiento a lo que será la gastronomía el día de la fiesta.

Las 5 preguntas básicas

1. Definición
¿Qué es lo que quiero realizar? Una vez definido el objetivo o la temática empezamos a trabajar en lo que será el evento, no es el mismo servicio para un lanzamiento de producto, que para un aniversario o una despida de un directivo de la Compañía.

2. ¿Dónde realizar el evento?
Debemos tener en cuenta un espacio físico adecuado al tipo de evento que queremos efectuar. Es clave que el servicio de catering realice un relevamiento del lugar antes de haber contratado, en este mismo se analizan las condiciones para la prestación tales como dimensiones, conexiones trifásicas para los hornos, carga y descarga, etc. De acuerdo a este relevamiento se establece un menú ajustado a los requerimientos propios del espacio físico. También se debe consultar si el lugar cuenta con estacionamiento, aire acondicionado, grupo electrógeno y baños para discapacitados.

3. ¿Cómo realizarlo?
Es fundamental saber con qué presupuesto se cuenta para empezar a diagramar el evento. El catering, el equipamiento técnico, la ambientación y un buen show son puntos importantes a tener en cuenta para que el acontecimiento sea un éxito.

4. Catering
Antes de contratar no pueden faltar estas preguntas: ¿cuáles son los servicios incluidos y los que no incluye? ¿Cuántas personas trabajan y qué funciones cumplen? ¿Habrá una persona coordinando el evento? ¿Cuántos mozos asignan al evento? ¿Se firma un contrato con la empresa donde las partes se comprometen a ciertos actos? Consultar por platos especiales como ser: vegetarianos, diabéticos ó celíacos.

5. Tiempo
De acuerdo a la duración del evento se debe armar el timming. Es fundamental tener en cuenta los distintos momentos (videos, shows, discursos y tandas de baile) ya que estarán ligados estrechamente con los tiempos gastronómicos.

Y ahora sí, con estos detalles básicos pero necesarios comienza el gran desafío de planificar todo para que ningún imprevisto pueda empañar el gran momento.

Servicios que debe incluir el Catering

• Asesoramiento, planificación y dirección del servicio.
• Relevamiento del espacio por personal idóneo.
• Armado, desarme y limpieza posterior del área de servicio.
• Equipamiento: mantelería, cristalería, cubiertos, vajilla, hielo, bebidas sin alcohol.
• Coordinador, mozos, personal de armado, personal de cocina.
. Seguros del personal
• Transporte de la gastronomía

Pablo Di Lullo, Gerente General Los Ciervos Catering