Los cambios en las organizaciones y las nuevas tecnologías transformaron la actividad, que cada vez exige mayor responsabilidad, más trabajo y una capacitación constante
Lejos de ser estático, el lenguaje suele acompañar los vaivenes de la vida social. Y en el mundo de las secretarias, que ayer conmemoraron su día, los nuevos nombres reflejan, precisamente, las actuales y más amplias funciones de una actividad que se transforma al ritmo de los negocios, la tecnología y los cambios de las organizaciones, pero también de un mayor esfuerzo personal.
Sucede que en este universo dominado por el perfume femenino -donde conviven las secretarias personales, las recepcionistas y traductoras con los más modernos perfiles de asistentes de negocios, ejecutivas y virtuales, y hasta coordinadoras de equipos-, las tareas aumentan, se vuelven más complejas y demandan mayor actualización, según coinciden las especialistas.
“Así como evolucionó el management durante estos últimos años, también evolucionó el perfil. Hoy, una secretaria asiste a cinco áreas de negocios, porque las estructuras se aplastan y se reducen, y ese team secretaria-jefe, en general, se mantiene sólo para el nivel de presidencia. Y esto exige mayor profesionalismo. Además, la asistente se empieza a perfilar como la persona que al estar en la trinchera -y tener contacto con el afuera, así como manejar información interna-, puede hacer un buen análisis porque está involucrada en el proyecto del negocio”, advierte Marcela Schiumerini, gerente de Capacitación de la consultora Secretarias y Negocios.
Otra circunstancia que también se percibe estos días reclama un aceitado desempeño grupal. “Hay empresas que optaron por un pool de tres o cinco secretarias que, dirigido por una asistente profesional, asiste a toda la compañía, por eso además asume el papel de coordinadora de equipo”, explica Marcela Frugoni, directora de Bureau Red y del sitio homónimo.
Eso sí, junto al cambio de roles aumentan, además, las responsabilidades y exigencias. “En muchas organizaciones hubo áreas completas de staff que se ocupan de servicios que antes se contrataban afuera y la asistente no es la excepción; junto a sus aportes tradicionales también asume nuevas tareas”, dice Clara Doblas, titular de la consultora homónima.
Así, es usual que la recepcionista, aparte del teléfono y de recibir a los clientes, se ocupe de organizar al cadete, escribir cartas y hasta pagar a proveedores, o que la asistente sume a sus tareas habituales la organización de presentaciones y reuniones empresarias, y que junto al resumen de los gastos ahora también deba controlarlos.
“En el último congreso que organizamos, al preguntarles a las secretarias en qué temas le gustaría capacitarse, la respuesta más fuerte fue el manejo del estrés. Ocurre que este nuevo rol, en el que la secretaria hace de todo, causa muchísimo más estrés”, expresa Connie Eastman, especialista en la selección de secretarias bilingües y directora del sitio Secretarias en Red. Junto al aumento de trabajo, las expertas también perciben otra seria dificultad. “Asistir a varios jefes que están en distintos proyectos y con personalidades disímiles es muy difícil”, afirma Schiumerini. “Antes, las jerarquías eran tan marcadas que eso daba seguridad para priorizar las indicaciones. Ahora con cinco jefes del mismo nivel hay que tener mucho criterio y conocer muy bien el negocio para no equivocarse”, agrega Anne Marie Richard, CEO de Secretarias y Negocios.
Todo se aprende
El auxilio de una asistente que desde la Argentina pasa las diapositivas para su jefe que está haciendo una presentación virtual en Alemania es una de las posibilidades que dan las nuevas tecnologías. Sin duda, el avance de las telecomunicaciones y las herramientas informáticas es uno de los principales motores del cambio de las funciones y la construcción de nuevos roles.
La asistente virtual que trabaja desde su casa para una o varias empresas es una actividad que crece de la mano de las nuevas herramientas. Y en la cotidianidad laboral de la oficina, el impacto tecnológico no es menor. “Se trata no sólo de manejar el correo electrónico y la intranet -dice Frugoni-, sino también de saber investigar en Internet, mantener videoconferencias, utilizar el chat laboral, compartir los archivos y la agenda, diseñar presentaciones virtuales.”
Un norte seguro, entonces, para encarar los nuevos retos es la actualización. Las nuevas tecnologías y algunos temas de finanzas, manejo de proyectos, administración y optimización de recursos actualmente son competencias diferenciadoras. Lo mismo que el desarrollo de habilidades que antes eran impensadas para la secretaria, como “el liderazgo, la innovación y el pensamiento estratégico con una doble mirada sobre el desarrollo de la propia carrera y de los negocios de la organización”, especifica Schiumerini.
“Todo se aprende. Muchas chicas empiezan este trabajo al salir del colegio y van aprendiendo con la práctica y una constante capacitación. Aunque lo recomendable es que también estudien una carrera universitaria”, sugiere Frugoni.
“Ser secretaria es una pasión, es tener vocación de servicio”, define entusiasmada una profesión, que en algunas ocasiones puede llegar a exigir algunas destrezas, casi propias de la Mujer Maravilla.
Raquel Saralegui
Saber cuándo decir no
Contraria a la imagen de esa secretaria sumisa, con el sí señor a flor de labios, la posición hoy es otra. O al menos es lo que recomiendan las especialistas cuando al aumento del caudal de trabajo se suman los pedidos urgentes de varios líderes. “Depende de ellas que planteen el tema en las empresas y comiencen a decir que no cuando el tiempo no alcanza”, dice Clara Doblas. Y Connie Eastman agrega: “Aprender a decir que no es la base para ser respetada, porque si dijiste sí y después no cumplís, no estás actuando de manera profesional”.
Finalmente, para capacitarse, buscar auxilio y sentirse contenidas cuando las tareas abruman, y tambión para participar de las búsquedas laborales, algunas direcciones:
Clásicas y actuales
Cuando el diccionario de la Real Academia Española define, en primera acepción, a la secretaria como “la persona a la que se le comunica un secreto para que lo calle”, se entiende, por los cambios que ha sufrido el rol, que el significado haya caído en desuso.
Sin embargo, “pese a las políticas de comunicación y puertas abiertas que instrumentan muchas empresas, cuando los jefes solicitan una secretaria destacan el tema de la confidencialidad. Es como una vuelta a los orígenes”, afirma Connie Eastman. Y en este regreso se valora, como siempre, “el sentido común, la responsabilidad, el compromiso y la capacidad de organización”, agrega. Así, a estas clásicas aptitudes se suman las más actuales que contrastan con el tradicional y pasivo perfil. Como algunas de las que enumera Clara Doglas: “La proactividad, la flexibilidad para atender asuntos disímiles, y el criterio y la capacidad analítica”. Mientras que Marcela Frugoni también subraya la habilidad para coordinar equipos de trabajo.
“Una asistente ejecutiva trabaja con cierta autonomía, pero el valor diferenciado de la asistente de negocios es que toma decisiones y asume los riesgos que esto conlleva”, concluye Marcela Schiumerini.
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