A la hora de organizar cualquier tipo de acto o evento, y para que el mismo se desarrolle adecuadamente, hay que tener en cuenta muchos aspectos de la más diversa índole. Para tener un mayor control sobre el desarrollo del acto, coordinar mejor todas las tareas y tener un mejor seguimiento de todas las fases que lo componen, vamos a dar cuatro puntos fundamentales.
Planificación
Primero definiremos el objetivo del acto: qué esperamos conseguir, con qué medios contamos, audiencia prevista (asistentes, público en general, etc.) y qué objetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemos establecer un calendario, asignar recursos, hacer todas las especificaciones necesarias para llevar a cabo el acto y definir con claridad todos los objetivos.
Producción
Son lo que podríamos llamar actividades previas al evento, el pre-evento. Se organizan equipos de trabajo, se asignan tareas, se establecen vías de comunicación entre los equipos y con personas y equipos del exterior, se define la imagen completa del acto.
Explotación
Fase en la que se desarrolla el acto, propiamente dicho. Es poner en marcha todo aquello que hemos planificado (fase 1) y que hemos producido (fase 2). Cada punto debe llevarse a cabo tal y como se ha pensado, ajustándose al calendario y planning previsto, así como a su correspondiente checklist. También es bueno contar con planes alternativos para situaciones imprevistas.
En actos o eventos importantes, es muy importante hacer un ensayo general, para que todo discurra con normalidad llegado el día. Sería un paso intermedio entre la fase de producción y la de explotación.
Conclusiones
Es la fase posterior a la celebración del evento. En ella se evalúan todas las actividades desarrolladas de forma detallada. Se sacan conclusiones y se ajustan y corrigen posibles desviaciones a tener en cuenta para posteriores organizaciones. Es una “evaluación de calidad” de todo el trabajo desarrollado.
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