Verificar la entrega de los proveedores, controlar la lista de invitados, encontrar el mejor salón, limitar el presupuesto, coordinar que los participantes tengan sus materiales, asegurarse la presencia de personajes VIP, inspeccionar la calidad del catering y el aspecto de los mozos, examinar el funcionamiento de equipos tecnológicos, resolver problemas de último momento ¡y sonreír!
La organización de eventos es una tarea ardua que genera estrés, nerviosismo y corridas pero que puede resultar divertida y, al final, cuando todo salió bien, gratificante.
La Asistente en la que recaiga esta labor debe tener ciertas características:
· Capacidad para la planificación
· Coordinación de metodicidad y flexibilidad, necesaria para adaptarse a situaciones inesperadas.
· Creatividad
· Combinar la atención al detalle con la visión integral del proyecto
En su perfil no puede faltar la habilidad de manejo de grupo. En estos proyectos intervienen muchas personas. Recepcionistas, promotoras, cocineros, mozos, maitre, músicos, animadores, bailarines, modistas, maquilladores, peinadores, agentes de ceremonial, auxiliares de sala, agentes de prensa, disc-jockeys, escenógrafos, iluminadores, intérpretes y relacionistas públicos, entre otros.
La Asistente Ejecutiva tiene una ventaja por sobre el organizador experto: conoce la cultura de la organización. La idiosincrasia institucional influye de sobremanera en la coordinación del evento. Será su tarea comunicarla claramente al equipo de trabajo.
A la hora de contratar a un organizador, la Secretaria debe considerar el tipo de reunión que está organizando. Para llegar a buen puerto, hay que partir con toda la información necesaria. Se debe considerar:
· Objetivo del evento: Tener en claro qué se busca comunicar para alinearse tras el propósito y la estrategia de comunicación que tenga la empresa.
· Tipo de evento: Sociales, comerciales, culturales o institucionales, entre otros.
· Participantes: Se debe conocer la cantidad y obtener todos los datos sobre su perfil –si son grupos mixtos, su edad, profesión, etcétera-.
· Lugar: Se debe saber si el evento es al aire libre o en un lugar cerrado, si se requiere un lugar tradicional de reunión –un salón de un hotel, por ejemplo- o alguno fuera de lo común –las escalinatas del Cerro San Cristóbal o un barco-.
· Recursos Humanos: Como dijimos, en los eventos interviene una gran cantidad de personas.
· Aspectos técnicos: Examinar necesidades de iluminación, tecnología de proyección, equipos de traducción simultánea, pantallas y audio, entre otros.
· Presupuesto: Limita los parámetros de actuación. Y, además, permite encaminar las expectativas y entender los alcances del proyecto por parte de quien encarga el evento.
Sin errores
El intenso trajín al que se ven sometidos los organizadores de un evento a veces puede hacer olvidar el objetivo final del proyecto. Ese es el error más común. Otro es no pensar en la experiencia total del invitado o asistente. A veces, el organizador define en función de lo que él o ella le gustaría, pero no piensa en el público real. También son equivocaciones pensar que el evento es lo único en la agenda de la empresa, hacerlos todos iguales, creer que se venden solos, que no necesitan de una buena estrategia de comunicación y pensar que no importa quien vaya, mientras vaya.
Durante el evento, el organizador no puede relajarse. Debe controlar que todo marche sobre rieles y no perder pisada de la acción de cada colaborador y las necesidades de los asistentes.
Pasado el mismo, debe obtener feedback de lo sucedido.
Un buen consejo es que la organización debe ser invisible. Si bien se tendrán que resolver situaciones de emergencia y problemas de último momento, el invitado no lo debe notar. El evento no puede mostrar sus costuras.
Marilina Esquivel para Grupo S&N
