Eventos corporativos de fin de año: 10 claves para que todo salga bien
Ya son un momento esperado, tanto por el personal como por los directivos. Se han transformado en la oportunidad de socializar de manera relajada con el circulo de personas con las que se comparte el día a día en el trabajo, y por eso los eventos corporativos de fin de año llenan de ansiedad a sus organizadores y de curiosidad a los invitados.
Para que ese día todo salga como corresponde, hay algunas claves que permiten transitar la organización de la manera más efectiva posible:
• Planificar con mucha anticipación, aunque el año venga complicado. Por lo general, en épocas de crisis o desequilibrios financieros las firmas dejan para último momento la decisión de realizar o no el evento. Esto puede ser una complicación adicional, pues sobre la fecha es más difícil conseguir un lugar grande (no hay muchos de esas características en Buenos Aires) y alguna empresa puede quedarse sin espacio para hacer su fiesta.
• Las firmas que tienen más de 5.000 invitados deben reservar el lugar de la fiesta cuanto antes. Muchas lo hacen ya en abril, previendo que luego no tendrán opciones. Esto también se produce respecto al alquiler de los equipos, pues diciembre es un mes de alto ritmo de trabajo.
• Una vez elegido el lugar, hay que verificar si cuenta con todo lo que se necesitará desde el punto de vista técnico y de infraestructura (luces, sonido, tomas de corriente, salidas de emergencia). De lo contrario hay queanalizar si puede suplirse con equipos.
• Lo ideal es generar la convocatoria interna de manera atractiva, para motivar al personal a que se sume al encuentro.
• Si el año tuvo buenos resultados y hay mayor presupuesto, es posible jugar un poco más con el armado del evento, la contratación de shows y más.
• Elegir el show es un aspecto que casi siempre depende de la situación de la empresa. Si el año fue fructífero se puede optar por convocar a figuras populares, pero sino hay una amplia gama de músicos que realizan covers, y se especializan en eventos. También puede ser divertido llamar a artistas para que interactúen con los invitados, como mimos, magos o caricaturistas, o desarrollar sectores con objetos de diseño, juegos y más.
• La escenografía es parte de la comunicación del evento, y permite que la empresa exprese parte de los objetivos. Algunas firmas hasta contratan decoradores que arman escenarios especiales para fiestas temáticas. Por ejemplo, se pueden recrear ambientes medievales, asiáticos, caribeños, y más.
• Si se realizan sorteos, es preciso tener el premio en el lugar, además de un sistema claro de juego para que nadie tenga dudas sobre los ganadores.
• Es importante chequear que los organizadores contratados cuenten con la experiencia necesaria. Estos deben generarnos confianza y responder detalladamente a todas las dudas.
• En materia de equipamientos, hay que preguntar si los organizadores cuentan con todos los elementos solicitados o si subcontratan; si existe un “plan B”, y si los operadores son expertos en la materia. Muchas veces, por desconocimiento, se desaprovecha parte de la tecnología disponible.
Por Ezequiel Cuffres | Director de Eventmedia | www.eventmedia.com.ar
