Qué servicios debe brindar el proveedor técnico de un evento 
En el mundo corporativo se realizan muchos eventos, tanto institucionales y de RRHH (Family Day, jornadas de capacitación o motivación, fiesta de fin de año) como de marketing (lanzamiento de productos y servicios, convenciones de ventas y más) y cada uno implica mucha dedicación, tanto de energía como de tiempo y de recursos humanos. Y en el área técnica hay muchos aspectos que parecen sencillos pero no lo son, y que pueden definir si la actividad saldrá bien, o no.
Es frecuente que el operador llegue con los equipos solicitados al lugar del evento y encuentre, por ejemplo, que saltan los tapones por la sobrecarga eléctrica, que el alto de la pantalla no condice con la altura del techo del salón, o que un Gerente trajo un equipo propio pero no el cable, por lo que no puede interconectarse a la red. Esto sucede cuando no hubo una planificación previa de las necesidades técnicas. Por eso, es muy importante elegir a un proveedor para los aspectos técnicos analizando previamente qué servicios debe brindar, y qué información hay que suministrarle:
– Lo primero que hay que definir es qué servicios y equipos debe suministrar el proveedor técnico. Para esto es necesario tener una charla previa con èl, para explicitar qué actividades se realizarán y cuales son los dispositivos necesarios para cada una.
– También hay que informarle en qué lugar se realizará el evento y en qué horario. Así el operador podrá visitar previamente el lugar y determinar si cuenta con la red eléctrica necesaria, el espacio disponible para instalar los equipos solicitados, donde almacenará todo el equipamiento necesario hasta el momento de su uso, etc.
– Otro ítem que hay que preguntar es cuál es el protocolo de acción, es decir, con cuánta anticipación el operador técnico irá al salón para realizar las instalaciones, si tiene equipos de back-up, cuánto personal destinará y más. También hay que pedir una lista detallada de los equipos que se emplearán.
– El proveedor técnico debe enviar a un operador para que maneje los equipos. La sofisticación de la tecnología actual requiere ser tratada con mucha pericia y aunque este pueda parecer un costo adicional, no contratar a un operador es un error que puede terminar generando un costo mayor y no funcional. Incluso cuando una empresa multinacional organiza el evento y trae del exterior a un experto en áreas técnicas, debe haber a su lado un operador local que trabaje para el proveedor del equipo, que se haga responsable del funcionamiento y buen mantenimiento.
– Por último, desde la firma hay que solicitar al proveedor del área técnica que respalde todos los equipos por si algo llegara a fallar. Es recomendable ir documentando todo lo pedido para que nada quede librado al azar, y llegado el caso, poder exigirle al proveedor todo lo que éste prometió. Como se ve, es fundamental tener una comunicación fluida con el proveedor del área técnica, para transmitirle los objetivos del evento, asegurarse que todo funcione correctamente en el momento indicado
Por: Juan Manuel Scarnati | Director de Eventmedia | www.eventmedia.com.ar
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