El correo electrónico de la oficina: 9 cosas que no debes hacer

Una de las herramientas más útiles del mundo laboral, si no la más, puede convertirse en el peor medio de comunicación con tus colegas. ¡Mejor revisa estos consejitos!

1. Poner saludos o despedidas de plantilla: Aunque bien es práctico poner una firma de plantilla donde aparezcan tus datos, así como muchas veces te diriges al embajador de un país nórdico, también te diriges a personas más cercanas que quedan muy desconcertadas cuando el tono de tu correo corresponde con tu voz, pero el saludo o la despedida son lejanos y excesivamente protocolarios. Es como tutear y tratar de usted al mismo tiempo. Despídete de cada uno de tus destinatarios como cada uno merece según el nivel de confianza que se tienen. Al César lo que es del César.

2. Escribir el cuerpo del correo en el campo del asunto: el asunto es un campo diseñado como referencia, para buscar correos anteriores, pero no es correcto utilizar este campo como si fuera el cuerpo mismo del correo. Además de ser un poco intrusivo para quien lo recibe, pocas personas leen el asunto después de haber abierto el correo. Tus palabras pueden estar en el lugar equivocado.

3. Responder a todos: esta herramienta es una de las más delicadas en el trabajo. Si eres jefe de alguien y quieres llamarle la atención a uno de tus subalternos lo mejor es que le escribas individualmente o que saques tres minutos para llamarlo y establecer una conversación por teléfono en la que esa persona tenga oportunidad de réplica. Escribir un regaño con copia a toda la empresa te deja muy mal parada como jefa. La ropa sucia se lava en casa.

4. Poner a otros a que escriban por ti: el correo es algo personal e intransferible, incluso para esas personas que viven realmente ocupadas, como presidentes de multinacionales y hasta de países. Ningún líder pone a la secretaria a responder mensajes desde su correo. Es de lo más impersonal y, aunque algunos crean que es símbolo de poder, es literalmente de quinta, (porque no hay de sexta). Para eso se inventaron los teléfonos con Internet. El correo lo contesto primero yo, segundo yo, y después yo.

5. No saludar: A veces cuando uno tiene mucho afán se salta algo muy importante, que es saludar para dirigirse a alguien. Pareciera algo sin importancia, pero muchos sicólogos aseguran que la palabra favorita de cada ser humano es su propio nombre. Crear estos lazos de respeto, incluso por mail, puede ser un pequeño detalle que encamine tu carrera laboral al éxito.

6. Utilizar exceso de signos o de emoticones: Para demostrarle a alguien que estás contento, sorprendido, molesto o que tienes dudas, no hacen falta más que dos signos de exclamación o de interrogación, uno al principio y otro al final. El exceso de estos signos y de emoticones solo te hacen ver algo inmadura y demasiado emocional. Úsalos con mesura, si no quieres que después te digan osito cariñosito por ahí.

7. Usar el correo como un chat: Muchas personas tienen la maña de utilizar el correo electrónico a manera de chat y esta práctica puede ser muy desgastante, tanto para ti, como para tus destinatarios. Si tienes que hacer comentarios sobre algo es mejor que los reúnas todos antes de contestar, lo mismo que si tienes preguntas sobre algo. Intenta decantar la información y agrupar las cosas que tienes para decirle a tu jefe o a un subalterno, de forma que cuando les llegue un correo tuyo lo lean con atención. Del afán no queda sino el cansancio.

8. Escribir cosas larguísimas: Menos es más. La capacidad de síntesis y de claridad al escribir un correo laboral hace que las personas capten tu mensaje y haya una comunicación más fluida. Evita parrafadas y explicaciones muy extensas. Otro consejo práctico para cuando es inevitable que el correo sea largo, es que enumeres y pongas en negrilla la idea central de cada punto o párrafo, y así tu destinatario puede leer en resumen lo que quieres decirle si no tiene suficiente tiempo para leerlo todo de primera.

9. Renunciar o despedir a alguien: Hay cosas que se deben hacer en persona y de viva voz. Puede que después de comunicarle a tu jefe o a tu subalterno la decisión escribas una carta o un correo explicando motivos o despidiéndote. Pero en principio, las renuncias y los despidos se hacen preferiblemente en carne y hueso.